Modul dan LKS Sapras

 

MODUL OTOMATISASI TATA KELOLA SARANA PRASARANA dan LKS (LEMBAR KERJA SISWA)

KELAS XIAP1

 

 

 

                               

 

 

SMK AL-MUKHTARIYAH

Jl. Desa Cinisti No.7, Cinisti, Kec. Bayongbong, Kabupaten Garut, Jawa Barat 44162

 

 

BAB 1

Ruang Lingkup Sarana Prasarana Kantor

A.     Definisi Sarana dan Prasarana

Sarana : alat dan bahan untuk mencapai maksud dan tujuan dari suatu proses produksi.

Prasarana : Penunjang utama terselenggaranya produksi.

Apa Perbedaan Sarana dan Prasarana?

Sarana ditunjukan untuk benda-benda yang dapat bergerak, sedangkan prasarana ditunjukkan untuk benda-benda yang tidak bergerak

Pentingnya perbekalan

1.      Meningkatkan efisiensi dan efektivitas pelaksanaan tugas-tugas organisasi

2.      Pengambilan kebijakan untuk memusnahkan atau memperbaiki barang peralatan kantor.

Perbekalan kantor Meliputi:

1.      Peralatan/perlengkapan kantor:
alat atau bahan yang digunakan untuk membantu pelaksanaan pekerjaan kantor

2.      Mesin kantor
alat untuk mencatat, mengirim, mengganda, dan mengolah bahan-bahan keterangan yang bekerja secara mekanik.

3.      Perabot kantor
benda-benda kantor yang terbuat dari kayu, besi, baja, atau plastik untuk membantu pelaksanaan tugas pekerjaan kantor.

4.      Interior kantor
benda kantor yang digunakan untuk memperindah ruangan kantor sehingga membuat nyaman.

B.      Kegunaan sarana dan prasarana

1.      Sebagai penunjang kegiatan kantor

2.      Mempermudah dan mempercepat proses pelaksanaan kegiatan kantor

3.      Memperoleh hasil pekerjaan yang memuaskan

4.      Sebagai aset kantor

5.      Kenyamanan kerja bagi karyawan

6.      Meningkatkan konsentrasi karyawan

7.      Menghemat waktu

C.      Pengelolaan sarana dan prasarana

1.      Menyesuaikan dan mengupayakan fasilitas yang dibutuhkan oleh kantor.

2.      Melakukan pemeliharaan sarana dan prasarana kantor

3.      Melakukan kontrol bila persediaan perlengkapan kantor habis

       Ketiga hal di atas merupakan cara untuk mengelola sarana dan prasarana yang baik

 

D.     Kegiatan pengelolaan sarana dan prasarana

1.      Pengadaan

Pengadaan adalah Semua kegaiatan menyediakan saranan dan prasarana untuk menunjang pelaksanaan tugas

2.      Penyimpanan

Penyimpanan adalah Kegiatan yang dilakukan oleh satuan kerja untuk menampung hasil pengadaan barang/bahan kantor

3.      Pemeliharaan

Pemeliharaan adalah Kegiatan terus-menerus untuk mengusahakan agar barang/bahan kantor tetap dalam keadaan baik.

4.       Inventarisasi

Inventarisasi adalah Semua kegaiatan usaha untuk memperoleh data yang diperlukan mengenaik sarana prasarana yang dimiliki

       Kegiatan Inventarisasi

Ø  Klasifikasi dan Pemberian Nomor Barang

Barang di klasifikasikan ke dalam beberapa golongan, kemudian diberi nomor kode berdasarkan penggolongan tersebut. Bisa berupa angka atau abjad

Ø  Pencatatan Inventarisasi

a.      Buku Induk Barang Inventaris

b.      Buku Bolongan Barang Inventaris

c.       Buku Catatan Barang Non-inventaris

d.      Laporan Periodik

E.      Ruang Lingkup Sarana dan Prasarana Kantor

1.      Perencanaan Pengadaan
pengetrapan secara sistematik agar tercapainya tujuan yg ditetapkan

2.      Prakualifikasi Rekanan
pengadaan sarpras dapat dilakukan dengan sistem lelang yang diikuti oleh rekanan dengan mengadakan tender

 

3.      Pengadaan Barang

4.      Penyimpanan
Menerima barang, menyimpan barang, dan mendistribusikan barang

5.      Inventarisasi
kegiatan mencatat dan menyusun daftar barang atau bahan secara teratur

6.      Penyaluran
kegiatan tentang pemindahan barang dan tanggung jawab ke instansi/pemegang lain

7.      Pemeliharaan
kegiatan rutin untuk menghindarkan adanya unsur penganggu

8.      Rehabilitasi
memperbaiki barang dengan penggantian suku cadang

9.      Penghapusan
dilakukan jika tidak bisa dilakukan rehabilitasi

10.   Pengendalian

kegiatan monitoring terhadap seluruh kegiatan pengelolaan inventaris

 

 

 

                                                        

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

BAB 2

REGULASI SARANA PRASARANA KANTOR

A.      Apa itu Regulasi?

Ø  Regulasi adalah suatu cara yang digunakan untuk mengendalikan masyarakat dengan aturan tertentu. Untuk melaksanakan sarana dan prasarana kantor diperlukan manajemen.

Ø  Menurut KBBI, regulasi diartikan sebagai sebuah peraturan. Secara lebih lengkap,regulasi merupakan cara untuk mengendalikan manusia, atau masyarakat dengan suatu aturan atau pembantasan tertentu.

B.      Apa itu manajemen sarana prasarana?

Ø  Manajemen sarana dan prasarana adalah kegiatan atau uasaha untuk mengatur danmengelola semua peralatan atau material agar tercapai dengan efektif dan efesien.

C.      Prasarana ditinjau dari fungsi dan sifatnya

Prasarana ditinjau dari fungsinya terhadap kegiatan operasional di kantor :

Ø  Berfungsi tidak langsung, yaitu kehadirannya tidak sangat menentukan

Ø  Berfungsi langsung, yaitu kehadirannya sangat menentukan

Prasarana kantor ditinjau dari sifatnya:

—  Barang bergerak yaitu barang yang dapat dipindahkan

—  Barang yang tidak bergerak yaitu barang yang tidak dapat dipindahkan

D.     Prasarana kantor di bagi menjadi dua kelompok:

v  Perabot dan tata ruang (perabot sistem, tempat kerja unit peraga visual, tata ruang, dan jenis jenis kantor)

v  Kondisi fisik (dekorasi, kebersihan, ventilasi, suhu, penerangan, akustik, kesehatan, dan keselamatan)

E.      Perencanaan sarana prasarana kantor

Perencanaan sarana prasarana kantor adalah suatu proses memikirkan dan menetapkanprogram pengadaan fasilitas kantor, baik yang berbentuk sarana maupun prasarana kantor di masa yang akan datang untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Perencanaan dilakukan untuk mencari solusi dari lima pertanyan berikut

1.      Apa yang dibutuhkan ?

ü  Fungsi Utama yaitu keseluruhan aktifitas pokok yang harus dilakukan demi tercapainya tujuan

ü  Fungsi penunjang yaitu berbagai upaya yang mendukung pelaksanaan fungsi utama

ü  Fungsi periferal yaitu berkaitan dengan kegiatan yang bersifat kegiatan sosial, kegiataninformal dan kegiatan seremonial.

 

 

2.      Dimana dibutukhkan?

Hal- hal yang menyangkut lokasi atau tempat penyelenggaraan kegiatan, apakah akan tersebar di seluruh kegiatan yang diselenggarakan atau hanya terbatas pada suatu tempat tertentu saja.

 

3.      Kapan dibutuhkan?

Hal yang harus diperhatikan adalah :

Ø  Pada saat tertentu

Ø  Pada kurun waktu tertentu

Agar menghasilkan ketepatan waktu untuk melakukan atau tidak melakukan sesuatu.

Manfaatnya :

q  Menjaga mutu hasil pekerjaan

q  Mencegah terjadinya penumpukan bahan di gudang

q  Efesiensi pemanfaatan tenaga kerja

q  Tidak tertinggal tipe model peralatan

 

4.      Bagaimana sarana prasarana dibutuhkan?

Yaitu adanya mekanisme dan prosedur kerja berkaitan dengan penyelenggaraan fungsi utama dan fungsi penunjan, lebih tepatnya Ada interaksi antara pegawai dengan mesin, antara pegawai dengan pegawai lain, dan antara satuan kerja dengan satuan kerja lain.

 

5.      Siapa yang membutuhkan

      Pegawai merupakan unsur terpenting dalam seluruh proses administrasi, di mana mutu perencanaan yang dihasilkan sangat tergantung pada tingkat kemampuan.

      Pemanfaatan peralatan teknologi mutakhir dapat diselesaikan pekerajaan dengan lebih cepat

      Langkah –Langkah membuat rencana pengadaan sarana dan prasarana :

Mengadakan analisis terhadap kegiatan yang membutuhkan alat dan media denagn cara dibuat daftar kebutuhan alat-alat media :

ü  Mengadakan perhitungan taksiran biaya.

ü  Menyusun prioritas kebutuhan apabila biaya sarana dan prasarana lebih besar dari anggaran yang tersedia

ü  Prioritas-prioritas kebutuhan yang ada pada urutan bawah dapat ditunda untuk perencanaan tahun berikutnya

ü  Menugaskan kepada staf tata usaha untuk melaksanakan pengadaan alat tersebut.

 

 

Manfaat yang diperoleh dari adanya perencanaan sarana prasarana, yaitu :

ü  Dapat membantu dalam menentukan tujuan

ü  Meletakkan dasar dasar dan menentukan langkah langkah yang akan dilakukan

ü  Menghilangkan ketidakpastian

ü  Dapat dijadikan sebagai pedoman atau dasar  untuk melakukan pengawasan, pengendalian, dan bahan penilaian agar kegiatan berjalan secara efektif dan efesien.

F.       Pengorganisasian Sarana dan Prasarana Kantor

Pengorganisasian adalah suatu proses yang menyangkut perumusan dan perincian pekerjaan dan tugas serta kegiatan yang menyangkut sarana dan prasarana kepada orang yang memiliki kesanggupan dan kemampuan melaksanakannya.. Langkah Langkah:

1.      Mengidentifikasi tujuan tujuan dan sasaran yang telah ditetapkan

2.      Mengkaji Kembali pekerjaan yang telah direncanakan dan merincinya menjadi sejumlah tugas dan menjabarlan menjadi kegiatan

3.      Menentukan orang yang memiliki kesanggupan dan kemampuan untuk melaksanakan tugas dan kegiatan tersebut

4.      Memberikan informasi yang jelas kepadda karyawan tentang tugas. Waktu , tempat serta hubungan kerja dengan pihak lain.

G.     Pengadaan Sarana Prasarana Kaantor

Pengadaan sapras adalah Kegiatan untuk menyediakan sarana dan prasarana, alternatif pengadaan sbb:

1.      Pembelian

2.      Pembuatan sendiri

3.      Penyewaan

4.      Peminjaman

5.      Pendaur ulangan

6.      Penukaran

7.      Perbaikan dan rekondisi

Fungsi sarana dan prasarana adalah mengatur dan menyelenggarakan sarana dan prasarana yang dibutuhkan. Hal hal yang harus diperhatikan dalam pengadaan sarana prasarana.

1.      Perabot, misalnhya kursi, rak, lemari, filling cabinet, dll.

2.      Bangunan, dapat dilakukan dengan  membangun bangunan baru, membeli bangunan, menerima hibah bangunan, menyewa bangunan, dan menukar bangunan.

3.      Tanah, dapat dilaksanakan dengan, membeli tanah, menerima bantuan/hadiah dan menukar

4.      Kendaraan, untuk transfortasi dan mobilitas karyawan dapat  dilaksanakan dnegan : pembelian secara lelang, dan pembelian melalui proses penunjukan langsung.

H.     Penerimaan dan Pengeluaran Barang

Penerimaan dan pengeluaran yang tidak baik akan menimbulkan kerugian.

Daalam penerimaan barang harus diperhatikan kesesuaian isi surat pengantar dan keadaan barang yang sesungguhnya. Harus membuat berita acara pemeriksaan barang dan berita acara serah terima barang kemudian dicatat dalam buku  penerimaan barang dan disimpan digudang.

Prosedur pengeluaran barang:

1.      Unit kerja harus mengajuka formulir permintaan barang dan ditandatangani oleh pejabat yang bertanggung jawab

2.      Permintaan barang disesuaikan dengan kebutuhan pada unit

3.      Petugas Gudang mencari barang yang diminta

4.      Mencatat barang yang telah dikeluarkan dalam buku pengeluaran barang dan buku stok.

I.        Penyimpanan dan  Distribusi Sarana Prasarana Kantor

Berbagai Kegiatan penyimpanan barang menyangkut :

a.      Klasifikasi

b.      Tempat penyimpanan

Tempat penyimpanan harus memenuhi syarat : terjaminnyakeamanan, penyimpanan barang terlindung dari kerusakan, tata cara penyimpanan harus memudahkan pengambilan agar jelas dan mempermudah, serta system pengendalian stok yang handal agar alat selalu tersedia

c.       Pemeliharaan dalam Gudang, berbeda jenis barang berbeda juga pemeliharaannya.

Ada dua hal yang perlu diperhatikan agar system distribusi yang handal tercipta :

1.      Kebutuhan yang jelas

2.      Kecekatan petugas

J.        Pemeliharaan Sarana Prasarana Kantor

Pemeliharaan merupakan kegiatan penjagaan darikerusakansuatu barang.

Menurut waktunya, pemeliharaan sarana dan prasarana kantor dapat dibagi menjadi 2:

1.      Pemeliharaan sehari hari

2.      pemeliharaan dalan jangka waktu tertentu

Tujuan dan manfaat pemeliharaan:

Tujuan:

ü  Untuk mengoptimalkanusia pakai peralatan

ü  Untuk menjamin kesiapan operational peralatan

ü  Untuk menjamin ketersediaan peralatan

ü  Untuk menjaminkeselamatan orang

Manfaat : Akan awet, jarang terjadi kerusakan, akan lebih terkontrol, sarana dan prasarana akanlebih enak dilihat, akanmemberikan hasil pekerjaan yang baik.

K.      Fungsi Penyimpanan sarana Prasarana kantor

Penyimpanan adalah  kegaitan yang dilakukan untuk menampung hasil pengadaan barang barang yang keluar atau akan didistribusikan dan disimpan dalam Gudang. Kegiatan penyimpanan meliputi : Menerima, menyimpan, dan mengeluarkan barang di/dari Gudang.

Fungsi penyimpanan:

1.      Perencanaan/pengembangan ruang ruang penyimpanan (storage space)

2.      Penyelenggaraan tata laksana penyimpanan (storage procedure)

3.      Perencanaan/pengoperasian/penyimpanan alat alat pembantu pengatur barang (material handling equipment)

4.      Tindakan Tindakan keamanan dan keselamatan (security and sasfety)

L.       Pengaawasan sarana dan prasarana

Kegiatan pegawasan dapat berupa melaksanakan pengamatan, evaluasi dan meminta laporan untuk mendapatkan informasi tentang keadaan atau perlengkapan.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Ulangan Bab 2

1.      apa saja manfaat dari perencanaan sarana prasarana kantor?

2.      Apa yang akan terjadi apabila penerimaan dan pengeluaran barang tidak terkontrol dengan baik?

3.      Sebutkan kegiatan penyimpanan sarana dan prasarana kantor?

4.      Apa saja tujuan dari pemeliharaan sarana prasarana kantor?

5.      Mengapa harus ada pengawasan dalam fungsi manajemen sarana dan prasarana kantor?

6.      Standar sarana dan prasarana dalam setiap satuan pendidikan tercantum dalam pp no 19 tahun 2005 pasal berapa...

7.      Menurut peraturan mendiknas tentang standar sarana dan prasarana SD/MI, SMP/MTS pada nomor 24 tahun berapa?

8.      Berikut ini yang termasuk ke dalam perencanaan perkantoran (office planning) yaitu ...

A.      Anggaran

B.      Waktu Perkantoran

C.      Pegawai Perkantoran

D.      Pengorganisasian perkantoran

E.       Pelayanan Perkantoran

9.      Yang merupakan kegiatan untuk mencatat dan menyusun daftar barang -barang /bahan yang ada secara teratur menurut ketentuan yang berlaku ialah ...

A.      Permintaan

B.      Inventarisasi

C.      Pengadaan

D.      Perenccanaan

E.       Pencatatan

10.  Pemeliharaan yang dilakukan dalam jangka waktu tertentu, pengertian dari ...

A.      Pemeliharaan Berkala

B.      Pemeliharaan barang bergerak

C.      Pemeliharaan sehari hari

D.      Pemeliharaan barang tidak bergerak

E.       Inventarisasi

 

 

 

 

Quiz Bab 2

1.       apa saja manfaat dari perencanaan sarana prasarana kantor?

2.       sebutkan kegiatan penyimpanan sarana prasarana kantor?

3.       Apa saja tujuan pemeliharaan sarana prasarana kantor?

4.       Menurut peraturan mendiknas tentang standar sarana dan prasarana sd atau mi smp mts pada nomor 24 tahun berapa?

 

 

Bab 3

K3 Perkantoran

A.      Pengertian K3

K3 Perkantoran adalah segala kegiatan untuk menjamin dan melindungi keselamatan dan Kesehatan karyawan melalui upaya pencegahan kecelakaan kerja dan penyakit akibat kerja dikantor.

                                            

B.      Tujuan K3 perkantoran

Tujuannya yaitu untuk mewujudkan kantor yang sehat, aman, dan nyaman, demi terwujudnya karyawan sehat, selamat,  bugar, berkinerja dan produktif.

C.      Berdasarkan Amandemen UUD 1945 pasal 28 h : setiap orang berhak hidup sejahtera, batin, bertempat tinggal dan mendapat lingkunagn hidup yang baik dan sehat berhak memperoleh yankes.

D.     Berdasarkan pasal 34 Negara bertanggung jawab atas penyediaan fasilitas yankes dan yan umum yang layak.

E.      Berdasarkan UU no  36/2009 tentang Kesehatan kerja Bab XII Kesehatan kerja pasal 164- 166 : secara tegas menyatakan ruang lingkup, tugas, dan tanggung jawab pemerintah pengusaha dan pekerja.

F.       Kementrian Kesehatan RI mengeluarkan Peraruan Menteri Kesehatan (PMK) no 48 Tahun 2016tentang standar keselamatan dan Kesehatan kerja  (K3)perkantoran.Peraturan yang berlaku mulai November 2016 ini memiliki empat pointstandarisasi K3. Keempat point itu adalah :

1.      Keselamatan kerja

2.      Kesehatan Kerja

3.      Kesehatan lingkunagn kerja perkantoran

4.      Ergonomi perkantoran

G.     K3 perkantoran sangat penting, sbb:

1.      Kantor adalah tempat kerja yang mempunyai factor resiko dan potensi bahaya.

2.      Rata -rata pekerja dikantor bekerja selama + 8 jam sehari

3.      Profil masalah Kesehatan di Indonesia tahun 2005 : 40,5 % terkena Gontak, 8% oenyakit jantung pembuluh darah,

4.      Riskesdas 2013 : prevalensi cidera karena kelalaian/ketidaksengajaan pada kkaryawan sebesar 94,6%

H.     Hal hal yang berhubungan pelaksanaan K3 Perkantoran.

1.      Onstruksi Gedung beserta perlengkapannya dan operasionalisasinya.

2.      Jaringan elektrik dan komunikasi

3.      Kualitas udara

4.      Kualitas pencahayaan

5.      Kebisingan

6.      Display unit (tata ruang dan alat)

7.      Hygiene dan sanitasi

8.      Psikososial pemeliharaan

9.      Pengguanaan computer

I.        Terdapat jenis bahaya dalam K3 perkantoran

A.      Jenis kimia

Jenis kimia ini biasanya terjadi kontak dan terhirup, seperti  abu sisa pembakaran bahan kimia, uap bahan kimia, gas bahan kimia.

B.      Jenis fisika , seperti : kerusakan pendengaran, suatu suhu tubuuh yang  tidak normal, Jenis projek/pengerjaan.

C.      Pencahayaan atau penerangan yang kurang.

D.     Bahaya dari pengangkutan barang.

E.      Bahaya yang ditimbulkan oleh paralatan.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Quiz Bab 3 K3 Perkantoran

Beilah tanda silang (X) pada salah satu huruf A, B, C, D, atau E pada jawaban yang benar!

1.      Mewujudkan kantor yang sehat, aman, dan nyaman demi terwujudnya karyawan sehat, selamat, bugar, berkinerja, dan produktif merupakan...

A.    Pengertian K3 Perkantoran

B.     Fungsi K3 Perkantoran

C.     Tujuan K3 Perkantoran

D.    Peran K3 Perkantoran

E.     Norma K3 Perkantoran

2.      Setiap orang berhak hidup sejahtera, batin, bertempat tinggal dan mendapat lingkungan hidup yang baik dan sehat berhak memperoleh yankes merupakan amandemen UUD 1945 pasal berapa …

A.      Pasal 28

B.      Pasal 34

C.      Pasal 48

D.      Pasal 46

E.       Pasal 21

3.      Negara bertanggung jawab atas penyediaan fasilitas pelayanan kesehatan dan pelayanan umum yang layak merupakan 1945 pasal berapa?

A.      Passal 28

B.      Pasal 34

C.      Pasal 48

D.      Pasal 46

E.       Pasal 21

4.       Segala kegiatan untuk menjamin dan melindungi keselamatan dan kesehatan karyawan melalui upaya pencegahan kecelakaan kerja dan penyakit akibat kerja di kantor merupakan

A.    Pengertian K3 Perkantoran

B.     Fungsi K3 Perkantoran

C.     Tujuan K3 Perkantoran

D.    Peran K3 Perkantoran

E.     Norma K3 Perkantoran

5.      Kementrian kesehatan RI mengeluarkan peraturan kesehatan (PMK) no 48 tahunn 2016 tentang standar keselamatan dan kesehatan kerja (K3) Perkantoran. Peraturan yang mulai berlaku mulai november 2016 ini memiliki empat poin standarisasi K3, kecuali ...

A.      Keselamatan Kerja

B.      Kesehatan Kerja

C.      Ergonomi Perkantoran

D.      Kesehatan Lingkungan kerja kantor

E.       Keamanan Kerja

6.      Kenapa K3 perkantoran sangat penting..

A.      Aktifitas Fisik

B.     Rata-rata pekerja dikantor bekerja 8 jam sehari

C.     Kontrol terhadap lingkungan

D.    Aturan berkaitan dengan keselamatan dan Kesehatan kerja

E.     Untuk menciptakan tempat kerja yang aman sehat dan bebas dari pencemaranlingkungan

7.      abu sisa pembakaran merupakan jenis .... k3 perkantoran

A.      Bahaya Kimia

B.      Bahaya Fisika

C.      Bahaya Ergonomi

D.      Bahaya Biologis

8.      Untuk mengurangi biaya perusahaan jika terjadi kecelakaan kerja dan penyakit akibat hubungan kerja karena sebelumnya sudah ada tindakan antisipasi dari perusahaan merupakan

A.    Pengertian K3 Perkantoran

B.     Fungsi K3 Perkantoran

C.     Tujuan K3 Perkantoran

D.    Peran K3 Perkantoran

E.     Norma K3 Perkantoran

9.      Pencahayaan atau penerangan yang kurang merupakan jenis .... bahaya K3 perkantoranHarus dijawab.Pilihan tunggal.

A.      Bahaya Kimia

B.      Bahaya Fisika

C.      Bahaya Ergonomi

D.      Bahaya Biologis

10.   Kegiatan pemeriksaan kesehatan pra pensiun merupakan kegiatan ...

A.      Pencegahan Penyakit di Perkantoran

B.      Penanganan Penyakit di perkantoran

C.      Penemuan Dini Kasus penyakit

D.      Kelematana di perkantoran

 

 

 

TUGAS MERANGKUM

Silahkan rangkum dibuku tugas merangkum yang pernah ditugaskan lewat whatsapp yaitu bab 1 bab 2 dan bab 3 di buku masing masing.